文档外发行为怎么记录?文档外发留痕难?4招教你全程监控!
2025-04-10
企业数据泄露事件中,80%源于内部员工无意或恶意的文件外发。
如何给文档外发行为“盖上戳”?
域智盾软件以下4种文档外发行为记录方法,助您筑牢信息安全防线!


原理:像“安检员”一样扫描文件内容,一旦发现敏感信息(如客户资料、财务数据),立即拦截并报警。
操作亮点:
精准分类:给文件打上“机密/绝密”标签,自动触发不同管控策略。

渠道管控:禁止通过QQ、微信、私人邮箱发送敏感文件,仅开放企业加密通道。

实时告警:员工尝试外发含“合同金额”等关键词的文件时,管理员手机立即收到预警。

适用场景:金融、医疗、制造业等有高价值数据的企业。

原理:文件一旦外发,自动加密并嵌入水印,泄露后可追溯源头。
操作亮点:
透明加密:文件在员工电脑上正常打开,外发后对方无权限则显示乱码。

动态水印:嵌入员工姓名、IP地址等信息,泄露文件即暴露责任人。

权限控制:外发文件设置“仅阅读3次”或“7天后自动失效”,防止二次传播。

适用场景:设计公司、律师事务所等需防文件扩散的场景。

原理:记录所有文件操作,生成可追溯的“数字指纹”。
操作亮点:
全行为记录:监控文件创建、编辑、外发、删除,精度到秒级。

异常检测:AI自动标记“非工作时间大量外发文件”等异常行为。
合规报告:一键生成审计报表,满足GDPR等合规要求。
适用场景:需通过ISO认证或应对外部审计的企业。

原理:文件外发需经多级审批,像“海关检查”一样严格。

内容审查:审批时自动扫描文件内容,拒绝含敏感信息的申请。
自动留痕:审批记录与文件绑定,泄露后可快速定位责任人。
适用场景:政府、军工等对保密要求极高的单位。
选型建议:
组合策略更稳妥:
基础防护:日志审计+DLP系统(覆盖80%风险)
加强防护:增加加密水印(适合设计/研发企业)
最高防护:叠加审批流程(适合涉密单位)

数据安全无小事,选择适合企业的方案,让文档外发行为全程可追溯、可管控!
责编:小韩
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