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如何进行文件外发（企业文件在进行外发时如何操作）

2023-12-06

在企业中，常常会对文件进行加密操作。

而有些涉密严重的文件，限制条件也会更多，比如禁止外发、打印等等，这一切的操作都是为了防止文件发生泄露，从而保护机密信息。

那么当员工需要给客户发送文件时，而文件进行了加密并禁止外发，此时员工就需要向管理端申请外发。

如何进行文件外发（企业文件在进行外发时如何操作）(图1)

那么接下来我们来看一下，文件外发的申请过程是怎样的。

我们以文本文档为例，进行外发。外发流程如下：

一、首先是，管理端，设置加密和外发策略的过程：

1，建立名称为“外发”的策略。（加密记事本）

如何进行文件外发（企业文件在进行外发时如何操作）(图2)

2，进行外发的加密权限设置。

双击“外发”策略，选择【加密权限】。

勾选【允许制作外发包】、【最大打开次数】、【最多打开天数】、【禁止打印】等（根据需求勾选）。

最后选择确定，完成外发策略设置。

如何进行文件外发（企业文件在进行外发时如何操作）(图3)

二、员工端，员工申请外发过程：

1，申请操作：对需要外发的文本文档，右击——【安全终端】——【申请外发】

如何进行文件外发（企业文件在进行外发时如何操作）(图4)

2，弹出外发包窗口，选择【下一步】

如何进行文件外发（企业文件在进行外发时如何操作）(图5)

3，填写外发包密码、机器码、水印设置，后点击下一步。

如何进行文件外发（企业文件在进行外发时如何操作）(图6)

4，填写申请原因，后点击【提交申请】。

如何进行文件外发（企业文件在进行外发时如何操作）(图7)

5，提交完后会有一个已提交的弹窗。

如何进行文件外发（企业文件在进行外发时如何操作）(图8)

三、在此同时，管理端

1，管理端会有一个审批请求的弹窗，直接点击查看。

如何进行文件外发（企业文件在进行外发时如何操作）(图9)

2，可以直接点击去处理

如何进行文件外发（企业文件在进行外发时如何操作）(图10)

也可以在【待审批事务】里看到审批申请，点击【同意】即可。

如何进行文件外发（企业文件在进行外发时如何操作）(图11)

四、员工端

1，此时员工端就可以看到有一个弹窗出现，点击【生成外发包】，就会生成一个外发包压缩包。

如何进行文件外发（企业文件在进行外发时如何操作）(图12)

2，直接将压缩包发给需要的人即可。

如何进行文件外发（企业文件在进行外发时如何操作）(图13)

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