如何进行文件外发(企业文件在进行外发时如何操作)
2023-12-06
在企业中,常常会对文件进行加密操作。
而有些涉密严重的文件,限制条件也会更多,比如禁止外发、打印等等,这一切的操作都是为了防止文件发生泄露,从而保护机密信息。
那么当员工需要给客户发送文件时,而文件进行了加密并禁止外发,此时员工就需要向管理端申请外发。
那么接下来我们来看一下,文件外发的申请过程是怎样的。
我们以文本文档为例,进行外发。外发流程如下:
一、首先是,管理端,设置加密和外发策略的过程:
1,建立名称为“外发”的策略。(加密记事本)
2,进行外发的加密权限设置。
双击“外发”策略,选择【加密权限】。
勾选【允许制作外发包】、【最大打开次数】、【最多打开天数】、【禁止打印】等(根据需求勾选)。
最后选择确定,完成外发策略设置。
二、员工端,员工申请外发过程:
1,申请操作:对需要外发的文本文档,右击——【安全终端】——【申请外发】
2,弹出外发包窗口,选择【下一步】
3,填写外发包密码、机器码、水印设置,后点击下一步。
4,填写申请原因,后点击【提交申请】。
5,提交完后会有一个已提交的弹窗。
三、在此同时,管理端
1,管理端会有一个审批请求的弹窗,直接点击查看。
2,可以直接点击去处理
也可以在【待审批事务】里看到审批申请,点击【同意】即可。
四、员工端
1,此时员工端就可以看到有一个弹窗出现,点击【生成外发包】,就会生成一个外发包压缩包。
2,直接将压缩包发给需要的人即可。
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