邮件如何防泄密?——有效防止邮件泄密的方法
2024-01-30
在数字化时代,邮件已经成为企业和个人之间交流的重要工具。然而,与此同时,邮件泄密的风险也随之增加。
如何有效地防止邮件泄密,保护信息安全,成为了一个重要的问题。
首先,我们需要明白,防止邮件泄密的关键在于增强信息安全意识。
在日常工作中,我们应时刻保持警觉,对所有邮件进行严格审查,避免将敏感信息发送给不必要的人员。同时,定期更新密码,使用强密码,并避免在不同平台使用相同的密码,也是防止邮件被非法获取的重要措施。
其次,采用加密技术是防止邮件泄密的另一有效手段。
通过加密技术,我们可以对邮件内容和附件进行加密,使得只有特定的人员能够阅读和打开邮件。这样即使邮件被拦截或盗取,也无法被非法访问。目前市面上有许多加密软件可供选择,如域智盾等,这些软件都能提供良好的加密服务。
除此之外,控制邮件发送和接收的范围也是防止邮件泄密的重要措施。
通过设置邮件过滤规则,我们可以对发送和接收的邮件进行筛选,只允许特定的邮箱地址或域名进行发送和接收。这样就能有效地防止未知邮箱地址或域名的邮件进入公司内部网络,从而降低邮件泄密的风险。
对于邮件发送控制规则,域智盾有以下几种:
1,邮件发送控制
可以对邮件外法进行控制:如主题或正文包含设置的某个关键词等。
2,仅限制敏感文件发送当开启这个规则后,只有被判定为是敏感文件的文件,才会被限制外发。
对于敏感文件的判定,是根据敏感文件信息扫描来进行的:
3,禁止某些程序发送邮件
比如聊天程序、浏览器、等都可以进行禁止的发送设置。
4,邮件白名单
域智盾加密文件后,当需要发送文件时,只能进行解密才可以对外发送。若不解密对方收到文件时打开是乱码状态。
这时候就有一个问题了:
当一个公司里对文件进行了加密,但是有一个经常往来的邮箱,需要频繁的发送邮件,一直解密很浪费时间,这个时候,就可以进行邮件白名单设置,设置之后通过该邮件发送加密文档会自动解密。
5,邮件审计
还可以对邮件进行审计记录功能。
最后,对于公司而言,制定严格的邮件管理制度也是必不可少的。
这包括对员工进行定期的邮件安全培训、对敏感信息的处理流程进行规范、对异常邮件的处理方式进行明确等。通过制度的约束,能够进一步降低邮件泄密的风险。
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