怎么管理公司电子文档？这款电子文档安全管理系统分享给你，域智盾软件7大功能一览

在数字化办公日益普及的今天，企业每天都会产生大量的电子文档，包括合同、财务报表、客户资料、设计图纸、研发代码等。

这些文档是企业最核心的资产之一。

然而，文档泄露、误删、非法外传等问题也频繁发生，给企业带来巨大的经济损失和声誉风险。

因此，建立一套高效、安全的电子文档安全管理系统，已成为现代企业不可或缺的基础设施。

一、什么是电子文档安全管理系统？

电子文档安全管理系统，是一种专门用于保护企业内部电子文件安全的技术工具。

它不仅能对文档进行集中管理，还能通过加密、权限控制、行为审计等方式，防止文档被非法查看、复制、外发或篡改。

这类系统通常部署在企业内网或私有云环境中，支持与OA、ERP等办公系统集成，实现无缝协作。

对于重视数据安全的企业来说，选择一款功能全面、操作简便的电子文档安全管理软件，是提升信息安全防护能力的关键一步。

在众多解决方案中，域智盾软件凭借其强大的功能和稳定的性能，成为国内众多企业的首选。

二、域智盾软件：企业文档安全的守护者

域智盾软件是一款专为企业设计的电子文档安全管理系统，致力于解决文档外泄、内部滥用、操作无痕等痛点。

它采用先进的透明加密技术，结合行为管控与审计机制，构建起全方位的文档安全防护体系。

无论是中小型企业还是大型集团，域智盾软件都能提供定制化的安全策略，确保企业核心数据“看得见、管得住、防得住”。

接下来，我们将详细介绍域智盾软件的七大核心功能，帮助您全面了解它是如何为企业保驾护航的。

三、域智盾软件7大核心功能详解

1. 文档透明加密

软件采用透明加密技术，能够在用户无需任何操作的情况下，自动对指定类型的文档（如Word、Excel、PDF、CAD等）进行加密处理。

加密后的文件只能在公司内部电脑中正常打开和编辑，一旦被非法复制到外部设备或通过非法途径外发，文件将无法打开，显示为乱码。

该功能确保了即使文件被窃取，内容也不会泄露，真正实现“数据随身加密，安全无感守护”。

2. 禁止程序外发

为防止员工通过聊天工具、邮件客户端、网盘等渠道将敏感文档外传，软件提供禁止指定程序外发控制功能。

管理员可设置策略，禁止特定程序（如微信、QQ、钉钉、Outlook、百度网盘等）发送加密文档或带有敏感关键词的文件。

当用户尝试外发时，系统会自动拦截并，同时可触发告警通知。

这一功能有效堵住了文档外泄的主要通道，杜绝“有意无意”的信息泄露。

3. 禁止USB设备拷贝

U盘、移动硬盘等USB存储设备是文档外泄的高风险途径。

软件支持对USB端口进行精细化管控，可设置禁止所有USB存储设备使用，或仅允许加密U盘接入。

同时，系统可监控并记录所有USB设备的接入行为，包括设备型号、使用时间、拷贝文件等。

4. 文档操作记录

软件具备完整的文档操作审计功能，能够详细记录每一位用户对文档的所有操作行为，包括新建、打开、删除、复制、移动、重命名、打印、外发等。

每条记录都包含操作时间、操作人、操作类型、文件路径等信息，并支持按条件查询和导出。

这些日志不仅可用于事后追溯，还能作为内部管理的依据，提升员工的责任意识，防止恶意篡改或删除重要文件。

5. 文档自动备份

为防止因误删、病毒攻击或硬件故障导致文档丢失，软件提供文档自动备份功能。

系统可设置指定类型的文档自动备份，支持修改、删除时备份、备份到服务器、保留最近备份、仅备份指定大小的文件等策略

即使文件被删除或损坏，也能快速从备份中恢复，最大限度减少数据损失。备份策略灵活可配，兼顾效率与存储空间。

6. 敏感文档扫描

软件内置敏感文档扫描功能，可对企业终端中的文档进行扫描，识别包含敏感关键词（如“合同”“机密”“报价单”等）、正则表达式的敏感文件。

扫描出敏感文件后会被标记起来，帮助管理员快速定位潜在风险文件。

7. 文档水印

为防止文档在打印、截图、复制、转发过程中被非法传播，软件提供多维度的水印功能。

水印内容可包含用户名、IP地址、时间、部门等信息，并支持打印水印、屏幕水印、截屏水印、文件落地水印等多种形式。

即使文档被拍照或截图，水印信息也能清晰可见，实现“溯源追责”，有效震慑内部泄密行为。

四、结语

电子文档是企业智慧的结晶，也是最容易被忽视的安全短板。

通过部署专业的电子文档安全管理系统，如域智盾软件，企业不仅能有效防范数据泄露，还能提升文档管理效率，增强合规能力。

在信息安全日益严峻的今天，投资一套可靠的电子文档安全管理系统，就是为企业的未来保驾护航。

小编：莎莎